Propuesta de mejoramiento para elevar el nivel de aprovechamiento del software de mantenimiento Fracttal en el laboratorio de investigación hormonal LIH

Abstract

El Laboratorio de Investigación Hormonal LIH dentro de sus sistemas de información cuenta con un software de mantenimiento. Dispone de un rubro en su presupuesto para mantener de manera anual la licencia de su uso. Sin embargo, la compañía no tiene un nivel de aprovechamiento adecuado para este CMMS, llegando a ser evidente que dicha herramienta tecnológica pasa desapercibida en la adecuada gestión del mantenimiento de sus activos. En consecuencia, el objetivo de este estudio es proponer un plan de mejoramiento para elevar el nivel de aprovechamiento del software de mantenimiento Fracttal con el cual cuenta el Laboratorio de Investigación Hormonal LIH S.A. sede Toberín. Con este fin, el planteamiento del problema de investigación es el siguiente: ¿Cómo optimizar el nivel de aprovechamiento del Software de mantenimiento Fracttal orientándolo hacia la mejora de la gestión del mantenimiento? El problema de investigación se responde a través de un diagnóstico previo del estado actual de uso de la herramienta tecnológica Fracttal en la organización caso de estudio, usando herramientas de recolección y análisis de datos de los colaboradores, activos y módulos que complementan el CMMS, terminada esta fase se detectan las potenciales falencias y así se generan propuestas de mejora para incrementar el nivel de aprovechamiento de esta herramienta tecnológica. Con este estudio de caso se encuentran niveles bajos de aprovechamiento del CMMS, información centralizada en un solo usuario, ausencia de distribución de roles y funciones y registro de la información a los módulos que componen el software de mantenimiento, baja tasa de capacitaciones a los directamente implicados, desaprovechamiento del control y trazabilidad de la cadena de frio y de la generación de indicadores de gestión de mantenimiento. Por ello, se hacen recomendaciones para el manejo de la información e interacción de los colaboradores con el CMMS, también queda sustentado a través de un análisis ROI que en caso de ser implementadas las propuestas de mejora sugeridas para la adecuación, control y trazabilidad de la cadena de frio, la organización tendrá una relación costo-beneficio positiva. Queda abierta la posibilidad para futuros estudios de caso realizar análisis adicionales que lleven a identificar otros factores que den oportunidades de mejora al CMMS, también que permitan realizar evaluaciones que determinen los puntos claves a la hora de seleccionar un software de mantenimiento que sea útil y adaptable a organizaciones de entornos hospitalarios.

The Hormone Research Laboratory LIH has a maintenance software within its information systems. It has an item in its budget to maintain the license for its use on an annual basis. However, the company does not have an adequate level of use for this CMMS, becoming evident that this technological tool goes unnoticed in the proper management of the maintenance of its assets. Consequently, the objective of this study is to propose an improvement plan to raise the level of utilization of the Fracttal maintenance software used by the The Hormone Research Laboratory S.A. Toberín. To this end, the research problem is the following: How to optimize the level of use of the Fracttal maintenance software, orienting it towards the improvement of maintenance management? The research problem is answered through a previous diagnosis of the current state of use of the Fracttal technological tool in the case study organization, using tools for data collection and analysis of the collaborators, assets and modules that complement the CMMS. Once this phase is completed, the potential shortcomings are detected and improvement proposals are generated to increase the level of use of this technological tool. With this case study, low levels of use of the CMMS are found, information centralized in a single user, absence of distribution of roles and functions and registration of information to the modules that make up the maintenance software, low rate of training to those directly involved, lack of control and traceability of the cold chain and the generation of maintenance management indicators. Therefore, recommendations are made for the management of information and interaction of the collaborators with the CMMS, and it is also supported through an ROI analysis that in case of implementing the suggested improvement proposals for the adequacy, control and traceability of the cold chain, the organization will have a positive cost-benefit ratio. The possibility remains open for future case studies to perform additional analyses that lead to identify other factors that provide opportunities to improve the CMMS, and also to perform evaluations that determine the key points when selecting a maintenance software that is useful and adaptable to organizations in hospital environments.