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Propuesta de plan de mejora para la automatización del proceso de estimación de tiempos en el área de costos y presupuesto de una empresa del sector de la consultoría, sede Colombia

Resumen

El presente trabajo de investigación tiene como objetivo proponer un plan de mejora para automatizar el proceso de estimación de tiempos en el área de costos y presupuestos de una empresa del sector de la consultoría en ingeniería y transporte, con sede en Colombia. Esta necesidad surge ante las imprecisiones detectadas en la planificación de tiempos para los entregables, ocasionadas por métodos subjetivos, falta de estandarización y ausencia de herramientas tecnológicas. Estas deficiencias han generado sobrecostos, retrasos y sanciones contractuales, afectando la eficiencia operativa y la reputación de la organización. Se utilizaron técnicas cuantitativas (análisis de datos históricos y desviaciones económicas) con técnicas cualitativas (encuestas estructuradas y observación directa). Se utilizó un enfoque descriptivo y experimental para diagnosticar el estado actual, identificar causas de ineficiencia y simular escenarios de mejora con la herramienta digital FlexSim. Los resultados evidenciaron una desviación promedio del 14 % entre el tiempo estimado y el realmente ejecutado, representando un impacto económico superior a los 350 millones de pesos en un solo proyecto. Entre las causas estructurales se destacan la falta de registros históricos confiables, el uso limitado de tecnología y la alta dependencia del juicio experto. Para el diseño de la propuesta se aplicó un enfoque mixto apoyado en metodologías de mejora continua como el ciclo PHVA y Six Sigma a través del modelo DMAIC, que permitieron establecer criterios claros de planificación y control. Asimismo, se empleó Lean Manufacturing para identificar y reducir tiempos improductivos y recolectar datos clave para una simulación más precisa. Se integraron herramientas complementarias como la Matriz de Actividades Base (MAB), la Matriz de EDT Jerarquizada (MEJ), la Matriz de Parametrización Técnica y Operativa (MPTO) y una base de datos histórica dinámica, que permiten automatizar y actualizar el sistema de estimación con mayor trazabilidad. Este estudio representa un aporte relevante para la mejora de procesos técnicos, al ofrecer una solución práctica y replicable que fortalece la eficiencia, la precisión en la planificación y la toma de decisiones basadas en datos confiables.