Desarrollo de una herramienta de control y seguimiento a la documentación de los procesos de gestión, almacenamiento y soporte técnico para la recertificación CCAA de la empresa Dental Core SAS

Abstract

DENTAL CORE SAS desde la primera fecha de certificación en el año 2015, ha tratado de posicionarse como una empresa importadora de productos biomédicos con los más altos estándares y procedimientos de calidad. Para mantener dicho nivel, ha sido necesario por parte de los diferentes entes de vigilancia y control, que se realicen visitas de auditoría las cuales permitan, por un lado, reafirmar sus niveles de calidad, y de igual manera, identificar dificultades, e inconformidades que se puedan presentar dentro del proceso de gestión, almacenamiento y soporte técnico de los productos importados, todo esto, para ofrecer a los clientes un servicio apto, eficiente y productivo. Para el año 2020, fecha de su última recertificación, se pudo observar dentro de los procesos de diagnóstico, falencias relevantes con respecto a la documentación y formatos presentados al momento de realizar las importaciones, así como también en la entrega de dicha documentación a los clientes, todo esto debido a cierta desorganización, tanto en los requerimientos necesarios para el proceso, como en los procedimientos llevados a cabo. A partir de lo anterior, y para minimizar dichas dificultades, desde la dirección técnica de la empresa, fue necesario diseñar una herramienta de control y seguimiento a la documentación de los procesos de gestión, almacenamiento y soporte técnico de los productos y procedimientos de importación, facilitando de esta manera, la obtención sistemática y a tiempo de la documentación requerida y haciéndolo más accesible y eficiente para el proceso de recertificación CCAA por parte del INVIMA.

DENTAL CORE SAS since the first certification date in 2015, has tried to position itself as an importer of biomedical products with the highest standards and quality procedures. To maintain this level, it has been necessary for the different surveillance and control entities to carry out audit visits which allow, on the one hand, to reaffirm their quality levels, and in the same way, to identify difficulties and non-conformities that can be presented within the process of management, storage and technical support of imported products, all this, to offer customers a suitable, efficient and productive service. For the year 2020, date of its last recertification, it could be observed within the diagnostic processes, relevant shortcomings with respect to the documentation and formats presented at the time of importing, as well as in the delivery of said documentation to customers. All this due to a certain disorganization, both in the requirements necessary for the process and in the procedures carried out. Based on the above, and to minimize these difficulties, from the technical direction of the company, it was necessary to design a tool to control and monitor the documentation of the management, storage and technical support processes of the products and import procedures, thus facilitating the systematic and timely obtaining of the required documentation and making it more accessible and efficient for the CCAA recertification process by INVIMA.